Regulamin

REGULAMIN UCZESTNICTWA W MOBILITY RESELLER DAYS

 

I. Informacje ogólne
1. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w “Mobility Reseller Days” obowiązują wszystkich uczestników wystawy i ekspozycji, konferencji, eventów organizowanych przez MIT MEDIA Group spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedziba w Warszawie (02-495 ), przy ul. Rakietników 27/29 lok 10, wpisanej do Krajowego Rejestru Sadowego pod nr KRS0000362349,NIP: 5222957764, zwana dalej Organizatorem.
2. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w evencie “Mobility Reseller Days” są integralna częścią Zgłoszenia Uczestnictwa i łącznie z nim stanowią umowę o wynajmie powierzchni oraz świadczeniu dodatkowych usług zawarta pomiędzy stronami.
3. W evencie mogą brać udział te firmy, których zakres działania oraz prezentowana oferta są zgodne z tematyka i zakresem branżowym eventu, chyba że Organizator wyrazi zgodę na udział w targach firm, których oferta nie jest związana z zakresem branżowym eventu.

 

II. Warunki uczestnictwa
1. Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni.
1.1. Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni wystawienniczej , oraz konferencyjnej przez Wystawce następuje po otrzymaniu przez Organizatora prawidłowo wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnionej do reprezentowania firmy Zgłoszenia Uczestnictwa udostępnionego przez Organizatora.
1.2. Podpisanie Zgłoszenia Uczestnictwa przez Wystawce stanowi zawarcie umowy pomiędzy Wystawcą i Organizatorem.
1.2.1. Płatności z tytułu uczestnictwa w evencie określone są w Zgłoszeniu Uczestnictwa oraz w Części VII niniejszego
Regulaminu (Warunki płatności),
1.2.2. Wraz ze Zgłoszeniem Uczestnictwa Wystawca powinien przesłać kopie aktualnego wypisu z KRS lub kopie zaświadczenia o wpisie
do ewidencji działalności gospodarczej, a w przypadku Wystawców zagranicznych dokumentu rejestracyjnego wydanego przez odpowiedni organ.
1.3. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia Uczestnictwa zobowiązując się jednocześnie do pisemnego powiadomienia o tym firmy składającej Zgłoszenie Uczestnictwa.
1.4. W przypadku dostarczenia zgłoszenia po wyznaczonym w Zgłoszeniu Uczestnictwa terminie Wystawca może nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty Organizatora.
2. Warunki objęcia stoiska wystawienniczego, lub podnajęcia salki konferencyjnej Warunkami objęcia stoiska wystawienniczego jest wykonanie wszystkich następujących czynności:
a) dokonanie przez Wystawce wpłaty pełnej należności wynikającej z zamówienia na zasadach określonych w Części VII (Warunki płatności),
b) zgłoszenie się do Biura Organizacyjnego, które zarejestruje firmę,
c) odebranie identyfikatorów WYSTAWCA – wg zasad określonych w Części V pkt. 2, 3 niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w evencie.
3. Forma udziału w evencie
a) Wystawca bierze udział w evencie we własnym imieniu i nie jest uprawniony do oddawania do użytkowania lub wynajmowania stoiska lub jego części firmom trzecim, z zastrzeżeniem postanowień Części II pkt. 3 b-e,
b) Wystawca uprawniony jest do udostępnienia całości lub części powierzchni wystawienniczej, lub konferencyjnej innemu Wystawcy na zasadach Współwystawcy jedynie za pisemna zgoda Organizatora,
c) w przypadku wspólnych ekspozycji kilku firm na jednym stoisku należy podać wykaz firm w Zgłoszeniu Uczestnictwa oraz dokonać wpisu Współwystawców w Informatorze eventowym.
d) Wystawca jest zobowiązany do wniesienia w imieniu Współwystawcy wszelkich opłat i kosztów związanych z uczestnictwem Współwystawcy w evencie; Wystawca ponosi pełna odpowiedzialność za działania Współwystawcy, jak za swoje własne,
e) Wystawca oświadcza, że dokonuje zgłoszenia udziału Współwystawcy eventu za jego zgodą.
4. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnie wystawienniczą lub konferencyjną stosownie do kolejności wpływu Zgłoszeń Uczestnictwa, projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz warunków organizacyjno – technicznych wystawy. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji przydzielonej powierzchni wystawienniczej ze względów projektowo-technicznych i organizacyjnych. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
5. Wraz z przesłaniem Zgłoszenia Uczestnictwa Wystawca wyraża zgodę Organizatorowi na używanie logotypu i oznaczenia firmy dla celów związanych z realizacją eventu. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz oznaczenie firmy, przekazane Organizatorowi stanowią własność Wystawcy i przekazując powyższe Organizatorowi nie zostaną naruszone jakiekolwiek prawa osób trzecich.

 

III. Zabudowa Stoiska
1. Wystawca, który zamówił powierzchnie niezabudowana i zlecił wykonanie zabudowy wyspecjalizowanej firmie lub wykonuje ja we własnym zakresie ma obowiązek:
a) zgłosić na pisemnie do Organizatora następujące dane: nazwę, dane teleadresowe oraz NIP firmy, która będzie wykonywała zabudowę stoiska,
b) uzgodnić z Organizatorem i przedstawić mu do zatwierdzenia najpóźniej na 60 dni przed rozpoczęciem targów projekty: zabudowy wynajętej powierzchni, instalacji elektrycznej, instalacji wodnokanalizacyjnej, Organizator zastrzega sobie prawo do nie wydania zgody na zabudowę firmie zabudowującej, która nie dopełni wymienionych w niniejszym punkcie zobowiązań,
c) złożyć oświadczenie o odpowiedzialności za wykonanie zabudowy oraz instalacji elektrycznej i wodnokanalizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) uzgodnić z Organizatorem terminy i harmonogramy prowadzenia prac,
e) w przypadku budowy stoiska piętrowego należy tak zaprojektować stoisko, aby powierzchnia obrysu pietra nie stykała się bezpośrednio z sąsiadującymi stoiskami lub ciągiem pieszym.
2. Wykonawca Zabudowy przed przystąpieniem do prac ma obowiązek zgłosić się do Biura Organizacyjnego, które zarejestruje firmę i wskaże lokalizacje stoiska. Warunkiem rozpoczęcia zabudowy stoiska przez Wykonawcę Zabudowy jest:
a) dokonanie przez Wystawce wpłaty należności, określonej w części VII,
b) okazanie zatwierdzonych przez Organizatora projektów zgodnie
z Częścią III pkt. 1 b) oraz złożenie oświadczenia, że zabudowa oraz instalacja elektryczna i wodnokanalizacyjna zostanie wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) dokonanie opłaty manipulacyjnej w wysokości 20 zł + należny podatek VAT za 1 m2 zabudowywanej powierzchni stoiska przelewem lub w kasie Organizatora: gotówka lub karta płatnicza,
d) otrzymanie identyfikatorów ZABUDOWA wg zasad określonych
w Części V pkt 5-8.
2.1. Postanowienia dodatkowe dla Wykonawców Zabudowy:
a) prace montażowe powinny odbywać się w obrębie własnego stoiska,
b) Wykonawcy Zabudowy podczas montażu i demontażu stoisk zobowiązani są do oczyszczenia i uporządkowania zajmowanej powierzchni. W przypadku niewykonania powyższych prac Organizator zleci ich wykonanie na koszt i ryzyko Wykonawcy Zabudowy,
c) likwidacja ekspozycji może rozpocząć się po zakończeniu targów; Wykonawca Zabudowy zobowiązany jest przywrócić zajmowana powierzchnie do pierwotnego stanu.
3. Za wszelkie stwierdzone przez Organizatora uszkodzenia powstałe z winy Wykonawcy Zabudowy odpowiada Wystawca.
4. Wystawca, który zlecił wykonanie zabudowy Organizatorowi zobowiązuje się:
a) urządzić i przygotować stoisko do ekspozycji w terminach ustalonych przez Organizatora. Takim dniem jest 6 października 2015.
b) zwrócić w stanie pierwotnym stoisko, a w razie uszkodzeń naprawić szkodę dotycząca mienia Organizatora bądź firmy wykonującej zabudowę – wynajętej przez Organizatora.
5. Zagospodarowanie stoisk przez Wystawców może odbywać się w terminach określonych wyznaczonych przez Organizatora
6. Elementy zabudowy oraz wyposażenie stoisk pozostawione bez zawiadomienia Organizatora i nie usunięte w okresie montażu i demontażu stoisk uważa się za mienie porzucone.

 

IV. Eksponaty
1. Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt Wystawcy.
2. Wszystkie przywożone przez zagranicznych Wystawców do Polski eksponaty, materiały reklamowe, środki spożywcze przeznaczone na przyjęcia i spotkania o charakterze reprezentacyjnym oraz towary przeznaczone do budowy i wyposażenia stoisk podlegają polskim przepisom celnym.
3. Rozładunek, załadunek i odprawa celna eksponatów, materiałów pomocniczych i innych, może odbywać się jedynie przez licencjonowanych spedytorów wskazanych przez Organizatora.
4. Przywóz eksponatów powinien nastąpić w terminie 6 października do godziny 22.00, a wywóz 8 w godzinach 17-22.
5. W przypadku nie usunięcia eksponatów w wyznaczonym terminie Organizator będzie pobierał od Wystawcy pełna opłatę karną – 1 000 PLN za godzinę, oraz za magazynowanie eksponatów, nie ponosząc odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia eksponatów podczas ich przenoszenia i magazynowania.
6. Wywóz eksponatów i elementów zabudowy po zakończeniu targów następuje na podstawie przepustki wydawanej przez Biuro Organizacyjne.
V. Zaproszenia, identyfikatory WYSTAWCA, identyfikatory

 

ZABUDOWA
1. W czasie trwania eventu do wielokrotnego wstępu na event upoważniają identyfikatory WYSTAWCA.
2. Wystawca otrzymuje identyfikatory WYSTAWCA bezpłatnie, w liczbie proporcjonalnej do najmowanej powierzchni wystawienniczej:
stoiska do 6m2 – 2szt.
stoiska do 12 m2 – 2 szt.
stoiska 13 – 24 m2 – 3 szt.
stoiska 24 – 36 m2 – 4 szt.
stoiska 41 – 60 m2 – 6 szt.
stoiska 61 – 80 m2 – 8 szt.
stoiska 81 – 100 m2 – 10 szt.
stoiska 101 – 150 m2 – 12 szt.
stoiska powyżej 150 m2 – 14 szt.
3. Wystawca może dokupić zaproszenia do odwiedzenia targów oraz identyfikatory WYSTAWCA w dowolnej liczbie w cenie określonej w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Wystawie.
4. Do wstępu na teren targów w czasie ich trwania uprawniają również: bilety wstępu i zaproszenia przygotowane i wydawane przez Organizatora (zaproszenia drukowane przez Wystawców, Współwystawców i osoby trzecie nie uprawniają do wejścia na teren eventu).
5. W okresie montażu oraz demontażu stoisk określonym w pkt. 2 postanowień szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w evencie, wstęp na teren eventu możliwy jest po okazaniu identyfikatora ZABUDOWA.
6. Identyfikatory ZABUDOWA wydawane przez Biuro Organizacyjne są bezpłatne.
7. Wykonawca Zabudowy może otrzymać dowolna ilość identyfikatorów ZABUDOWA po wcześniejszym wniesieniu opłaty manipulacyjnej zgodnie z zapisami w Części III pkt. 2 c).
8. Identyfikatory ZABUDOWA nie mogą być odstępowane osobom trzecim.

 

VI. Przepisy przeciwpożarowe
1. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania ogólnych przepisów i poleceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz zasad porządkowych ustalonych przez Organizatora w Regulaminie Obiektu.

2. W szczególności zabronione jest:
a) palenie tytoniu i używanie otwartego ognia,
b) eksploatowanie urządzeń grzejnych takich jak: palniki gazowe, termowentylatory, itp.,
c) korzystanie z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,
d) podłączenie do sieci elektrycznej urządzeń o łącznej mocy przekraczającej zgłoszona Organizatorowi,
e) pozostawienie bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,
f) wnoszenie na tereny targowe materiałów łatwopalnych i chemikaliów,
g) zastawianie przejść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowanie przejść ewakuacyjnych.

 

VII. Warunki płatności
1. Wraz z przesłaniem wypełnionego Zgłoszenia Uczestnictwa należy przesłać dowód wpłaty kwoty stanowiącej 70% należności wynikających z całości zamówienia (wszystkie strony Zgłoszenia Uczestnictwa).
2. Wpłata pozostałej kwoty winna nastąpić w terminie wynikającym z faktury, ale nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem eventu.
3. Należność za usługi zamawiane w czasie eventu należy regulować w momencie składania zamówienia, gotówka lub karta płatnicza w kasie Organizatora.
4. Organizator nie gwarantuje wykonania zamówień złożonych na 3 dni przed rozpoczęciem eventu i w czasie trwania eventu. Zamówienia takie będą realizowane w miarę możliwości, a kwota wynikająca z takiego zamówienia zostanie zwiększona o 30%.
5. Warunkiem objęcia stoiska przez Wystawce jest dokonanie wpłaty pełnej należności wynikającej ze złożonego zamówienia udokumentowanej odpowiednimi dowodami wpłat potwierdzonymi przez bank.
6. Wpłat należy dokonywać na konto firmy MIT MEDIA Group sp. z o.o. w MILLENIUM BANK nr.:33 1160 2202 0000 0001 6808 1422
7. Należność jest płatna w PLN – przez Wystawców polskich, PLN lub Euro – przez Wystawców zagranicznych. W przypadku zapłaty w EUR należność w PLN zostanie przeliczona wg średniego kursu EUR w NBP obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym datę wpływu Zgłoszenia Uczestnictwa do Organizatora.
8. Wystawca ponosi wszelkie koszty związane z prowizjami i opłatami bankowymi.

 

VIII. Rezygnacja z udziału w evencie
1. Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w evencie w terminie 3 miesięcy przed dniem ich rozpoczęcia. W takim przypadku Wystawca jest obciążony kosztami manipulacyjnymi w wysokości 50% kwoty wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa.
2. Rezygnacja z udziału po terminie wymienionym w pkt. 1 niniejszej Części skutkuje obciążeniem Wystawcy 100% kwoty wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa.
3. Za termin rezygnacji przyjmuje sie datę dostarczenia do Organizatora pisemnej rezygnacji z udziału w wystawie.
4. Za rezygnacje z udziału w evencie uważa się również nie zgłoszenie sie Wystawcy w dniu rozpoczęcia eventu.

 

IX. Wymogi organizacyjno-techniczne
1. Zabrania się Wystawcy i Wykonawcy Zabudowy:
a) mocowania do elementów konstrukcyjnych obiektu jakichkolwiek reklam, elementów zabudowy i innych przedmiotów bez pisemnej zgody Organizatora,
b) uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do tablic rozdzielczych, wyłączników prądu elektrycznego i urządzeń systemu przeciwpożarowego,
c) ustawiania tablic, reklam i innych konstrukcji poza obrębem stoiska.
2. Do zasilania stoisk i eksponatów służy sieć elektryczna 230V/400V, 50 Hz.
3. Instalacje elektryczne na stoiska musza być wyposażone w główny wyłącznik napięcia i być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie prace elektryczne na stoisku może wykonywać wyłącznie osoba posiadająca stosowne uprawnienia i z wykorzystaniem atestowanych materiałów.
4. Zarówno Wystawca jak i Wykonawca Zabudowy zobowiązują się do bezwzględnego przestrzegania Regulaminu Obiektu.

 

X. Ochrona i ubezpieczenie
1. Zaleca się Wystawcy ubezpieczenie mienia i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców przed, po i w czasie trwania imprezy targowej, chyba że zostały umyślnie zawinione przez pracowników Organizatora.
2. Wystawca odpowiada za szkody wyrządzone Organizatorowi eventu i osobom trzecim spowodowane przez Wystawce, Współwystawców i osoby przez nich zatrudnione.
3. Organizator zastrzega sobie prawo – w sytuacji powstania okoliczności niezależnych od Organizatora – do odwołania, skrócenia, przedłużenia lub częściowego zamknięcia targów bez prawa do odszkodowania na rzecz Wystawcy ani też zwrotu Wystawcy poniesionych przez niego kosztów z tytułu uczestnictwa w evencie.
4. Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłaszane pisemnie w terminie do 7 dni od daty zakończenia eventu.
5. Reklamacje Wystawcy nie zwalniają Wystawcy z dokonania płatności wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa.

 

XI. Postanowienia końcowe
1. Zapisy Regulaminu Uczestnictwa w wystawie, konferencjach, prezentacjach i Postanowień Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w evencie oraz Regulaminu Obiektu, w którym odbywa się event, stanowią integralna część umowy.
2. Wystawca wyraża zgodę na zamieszczanie w materiałach reklamowych i informacyjnych zdjęć i opisów ekspozycji wystawienniczej, lub z prezentacji czy konferencji odbywających się podczas Mobility Reseller Days Wystawcy, wykonanych przez Organizatora podczas trwania eventu.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich z tytułu odtwarzania przez Wystawce utworów muzycznych podczas trwania imprezy.
4. Eksponaty nie mogą być usuwane ze stoiska w czasie trwania targów.
5. Niniejszy Regulamin został sporządzony w dwóch wersjach językowych. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy polską i angielską wersją obowiązująca wersja jest wersja polska.
6. W przypadku nie unormowanych spraw niniejszymi przepisami obowiązują przepisy polskiego prawa materialnego.