​Choć wideokonferencje cieszyły się dużym zainteresowaniem w korporacjach już wcześniej, dopiero wraz z pandemią COVID-19 rozwiązanie to zostało przeniesione do sektora średnich, małych, a nawet mikro przedsiębiorstw. Okazało się bowiem, że na rynku dostępnych jest wiele programów i urządzeń, które mogą nam ułatwić zarządzaniem firmą lub projektem na odległość. Jak się zabrać za organizację wideokonferencji, aby przebiegła ona w sposób profesjonalny i w pełni sprawny technicznie?

Czym jest wideokonferencja?

Wideokonferencja to spotkanie online za pomocą jednej z wirtualnych platform. Pozwala się połączyć z kilkoma, a nawet kilkudziesięcioma osobami jednocześnie i przeprowadzić zebranie na odległość. Wszyscy są doskonale widoczni i słyszalni - pod warunkiem oczywiście, że każdy z uczestników wyposażony jest w odpowiedni sprzęt audio-wideo.

Kto najczęściej wykorzystuje rozwiązania wideokonferencyjne? Jeszcze kilka lat temu była to głównie domena wielkich korporacji, jednak wraz z nadejściem pandemii wywołanej koronawirusem SARS-CoV-2, wideokonferencje stały się popularne zarówno do spotkań towarzyskich, edukacyjnych, jak i biznesowych w przypadku małych, średnich i mikro przedsiębiorstw.

Przygotowanie do wideokonferencji

Nim zdecydujemy się na organizację wideokonferencji, dobrze jest zainwestować w odpowiedni sprzęt. W przypadku warunków domowych wystarczy dobrej jakości kamera internetowa i mikrofon. W przypadku większych spotkań np. takich organizowanych przez duże przedsiębiorstwa w sali konferencyjnej, konieczna może okazać się inwestycja w specjalistyczny sprzęt do wideokonferencji.

Gdy już zakupimy odpowiedni sprzęt, musimy wybrać platformę, poprzez którą chcemy się komunikować. Obecnie najpopularniejszymi rozwiązaniami jest Zoom, Microsoft Teams i Skype. To, którą platformę wybierzemy, zależy od wielkości spotkania i kompatybilności sprzętu. Do spotkań biznesowych bez wątpienia najlepszy będzie Microsoft Teams.

Narzędzia do organizacji wideokonferencji

Jak wspomnieliśmy wcześniej, w przypadku wideokonferencji firmowych dobrze jest zainwestować w specjalistyczny sprzęt do wideokonferencji. Urządzenia tego typu nie są drogie, a znacząco poprawiają komfort pracy i jakość rozmowy. Decydując się na zakup profesjonalnego sprzętu, najlepiej jest wybrać jednego z renomowanych producentów. Unikniemy tym samym problemów gwarancyjnych, a także będziemy mieli pewność, że sprzęt, który użytkujemy, jest wysokiej jakości i nie będziemy musieli się martwić o jego awaryjność.

Producentem, po którego warto sięgnąć w tej sytuacji, jest np. Poly. W zależności od wielkości sali konferencyjnej czy systemu łączności możemy dopasować sprzęt dla siebie, a profesjonalna obsługa klienta pomoże nam wdrożyć system w firmie. Co ważne, urządzenia tej marki są proste w obsłudze, więc nie musimy marnować czasu na szkolenia z obsługi z rozwiązań wideokonferencyjnych w naszej spółce. Jest to niezwykle pomocne, zwłaszcza gdy z jednej sali konferencyjnej korzysta wiele zespołów.